WPS?云办公助力丰屋科技打造安全高效的团队

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  WPS云办公2019.8.23我要分享

  丰屋科技(深圳)有限公司定位为中国领先的装配式整体家居集成商。为房地产开发商及运营商提供建筑装修一体化设计咨询,快建咨询和快装EPC,全屋定制三大业务服务。丰屋旨在改变和颠覆传统低效的装修模式,用工业智造和信息化手段,以提高效率和质量为目的,实现装修行业的转型和升级。

  

  丰屋科技日常工作流程

  公司除职能部门外,还设有业务部、研发部、设计部、采购部、工程部、合约部,其中合约部是公司非常核心的部门,所有的业务环节都需要合约部来审核。

  比如做一个酒店工程的解决方案,先由业务部与客户沟通客户的需求和报价,然后研发部门根据沟通结果制定技术方案、设计部制定效果方案,接着由采购部采购施工材料,工程部进行施工并向客户交付成果。在整个过程中,合约部都会参与其中。

  

  丰屋科技主要部门工作流程

  合约部之前用传统的工作模式,会遇到很多问题,如:

  频繁出差导致与其他部门配合的工作被迫中断,无法处理突发需求;合同、成本报价表等涉密文件众多,难以确保文档的安全;依靠传统的QQ、微信等方式反复传输文件,与同事协作效率低下;不能有效防止离职员工带走公司文件,存在安全隐患。合约部负责人陈总希望有合适的办公工具能解决这些问题,让团队工作更加安全高效。

  这些难题是怎么样一个个攻破的呢?

  一、出差导致工作被迫中断

  之前:

  作为企业信息传递的枢纽,合约部门需要经常出差工作,在出差的途中,遇到研发、设计、采购、工程等部门的突发需求时,很难及时响应。部分文件只能通过在QQ、微信中传输截图进行零散的沟通。

  之后:

  合约部牵头使用WPS?云办公,将所有文件上传至云文档,遇到突发工作时,通过手机、Pad、电脑都可以登录WPS?账号,随时随地打开文档开展工作,不用反复离线传输,保证工作不中断。

  

  二、无法保障重要文件的安全,一旦泄密损失巨大

  之前:

  作为合约部门,施工合同、项目成本、报价体系是企业极其重要的信息,一旦泄露会对公司造成直接的金钱损失,目前这些文件的流转和存放都比较随意,存在安全隐患。

  之后:

  通过云文档的安全团队设置,通过账号加密的方式,设置团队每一位成员的查看、编辑、复制、下载、打印等权限,确保文档不会被因任意下载及打印而流转出去,第一时间保文档内容的安全。

  

  三、与同事协作的表格文档被篡改

  之前:

  部门内经常需要共同协作一些文档,每位同事负责文档的一部分。当需要配合完成一份文档时,需由前一位同事撰写自己负责的内容,然后发给另一位同事撰写。经常会有部分内容被不小心篡改了,因为看不到成员编辑的细节,所以恢复起来很麻烦。

  之后:

  统一在线上表格进行编辑,将不希望被改动的部分进行「文档保护」,他人就没有这部分窗格的编辑权限了。当协作完毕时,再将权限取消,呈现完整的协作表格。每个人的编辑记录也可以在「协作记录」进行查询,所有操作留痕。

  

  四、员工离职带走公司文件

  之前:

  一些公共文件对所有人都开放,大家拥有同样的权限,但是这些文件只希望内部查阅,并不希望被流转出去,一旦有人下载并传输出去一些重要文件,文件将不受控制,对公司会有无法估量的影响。

  之后:

  用了WPS?云办公,给成员设置文档权限后,每位成员权限明确切可控,当员工要离职时,只需解除权限则无法再次访问文档,更不能下载带走。

  

  用户说:

  “使用WPS?云办公,让这个工作流程上的人在同一个平台上协作配合,无需切换不同的办公工具,提高了效率。使用安全团队和安全文档设置,让文档的各项权限清晰可控,保障工作文档安全和公司信息的安全。”——丰屋科技合约部负责人陈先生

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  丰屋科技(深圳)有限公司定位为中国领先的装配式整体家居集成商。为房地产开发商及运营商提供建筑装修一体化设计咨询,快建咨询和快装EPC,全屋定制三大业务服务。丰屋旨在改变和颠覆传统低效的装修模式,用工业智造和信息化手段,以提高效率和质量为目的,实现装修行业的转型和升级。

  

  丰屋科技日常工作流程

  公司除职能部门外,还设有业务部、研发部、设计部、采购部、工程部、合约部,其中合约部是公司非常核心的部门,所有的业务环节都需要合约部来审核。

  比如做一个酒店工程的解决方案,先由业务部与客户沟通客户的需求和报价,然后研发部门根据沟通结果制定技术方案、设计部制定效果方案,接着由采购部采购施工材料,工程部进行施工并向客户交付成果。在整个过程中,合约部都会参与其中。

  

  丰屋科技主要部门工作流程

  合约部之前用传统的工作模式,会遇到很多问题,如:

  频繁出差导致与其他部门配合的工作被迫中断,无法处理突发需求;合同、成本报价表等涉密文件众多,难以确保文档的安全;依靠传统的QQ、微信等方式反复传输文件,与同事协作效率低下;不能有效防止离职员工带走公司文件,存在安全隐患。合约部负责人陈总希望有合适的办公工具能解决这些问题,让团队工作更加安全高效。

  这些难题是怎么样一个个攻破的呢?

  一、出差导致工作被迫中断

  之前:

  作为企业信息传递的枢纽,合约部门需要经常出差工作,在出差的途中,遇到研发、设计、采购、工程等部门的突发需求时,很难及时响应。部分文件只能通过在QQ、微信中传输截图进行零散的沟通。

  之后:

  合约部牵头使用WPS?云办公,将所有文件上传至云文档,遇到突发工作时,通过手机、Pad、电脑都可以登录WPS?账号,随时随地打开文档开展工作,不用反复离线传输,保证工作不中断。

  

  二、无法保障重要文件的安全,一旦泄密损失巨大

  之前:

  作为合约部门,施工合同、项目成本、报价体系是企业极其重要的信息,一旦泄露会对公司造成直接的金钱损失,目前这些文件的流转和存放都比较随意,存在安全隐患。

  之后:

  通过云文档的安全团队设置,通过账号加密的方式,设置团队每一位成员的查看、编辑、复制、下载、打印等权限,确保文档不会被因任意下载及打印而流转出去,第一时间保文档内容的安全。

  

  三、与同事协作的表格文档被篡改

  之前:

  部门内经常需要共同协作一些文档,每位同事负责文档的一部分。当需要配合完成一份文档时,需由前一位同事撰写自己负责的内容,然后发给另一位同事撰写。经常会有部分内容被不小心篡改了,因为看不到成员编辑的细节,所以恢复起来很麻烦。

  之后:

  统一在线上表格进行编辑,将不希望被改动的部分进行「文档保护」,他人就没有这部分窗格的编辑权限了。当协作完毕时,再将权限取消,呈现完整的协作表格。每个人的编辑记录也可以在「协作记录」进行查询,所有操作留痕。

  

  四、员工离职带走公司文件

  之前:

  一些公共文件对所有人都开放,大家拥有同样的权限,但是这些文件只希望内部查阅,并不希望被流转出去,一旦有人下载并传输出去一些重要文件,文件将不受控制,对公司会有无法估量的影响。

  之后:

  用了WPS?云办公,给成员设置文档权限后,每位成员权限明确切可控,当员工要离职时,只需解除权限则无法再次访问文档,更不能下载带走。

  

  用户说:

  “使用WPS?云办公,让这个工作流程上的人在同一个平台上协作配合,无需切换不同的办公工具,提高了效率。使用安全团队和安全文档设置,让文档的各项权限清晰可控,保障工作文档安全和公司信息的安全。”——丰屋科技合约部负责人陈先生